Kleinvieh macht aus Mist, heißt es im Volksmund. Doch beim berühmten „Klimpergeld“ schaut das Finanzamt gerne genauer hin und macht auch Verein das Leben schwer. Das BFM klärt nun, wie es zu verstehen ist …
Das Portal vereinsknowhow.de weist auf ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BFM) hin, das die Barkassennachweise regelt. Darin heißt es:
„Vereine haben vielfach Bareinnahmen mit kleinen Beträgen aber in großer Zahl, z.B. bei Eintrittsgeldern. Das Bundesfinanzministerium (BMF) klärt in einem Schreiben, wann dann keine Einzelbelege erstellt werden müssen. Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) erfordern grundsätzlich die Aufzeichnung jedes einzelnen Geschäftsvorfalls. Das bedeutet nicht nur die Aufzeichnung der Beträge, sondern auch des Inhalts des Geschäfts und des Namens des Vertragspartners. Das gilt auch für Bareinnahmen und für Barausgaben. Eine Verpflichtung zur einzelnen Verbuchung (im Gegensatz zur Aufzeichnung) eines jeden Geschäftsvorfalls besteht nicht. Es ist also zulässig, der Art nach gleiche Geschäftsvorfälle mit demselben Einzelverkaufspreis in einer Gruppe zusammenzufassen, wenn die verkaufte Menge bzw. Anzahl ersichtlich bleibt. Bei Verkauf an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung gilt die Einzelaufzeichnungspflicht nach § 146 Abs. 1 Satz 1 Abgabenordnung (AO) aus Zumutbarkeitsgründen nicht, wenn kein elektronisches Aufzeichnungssystem, sondern eine offene Ladenkasse verwendet wird. Bei elektronischen Aufzeichnungssystemen gilt dagegen die Einzelaufzeichnungspflicht.
Eine offene Ladenkasse ist eine Barkasse, die keine technische Ausstattung hat, also ein Behältnis für das Bargeld, wie z.B. eine Schublade in der Ladentheke oder eine Geldkassette, Kisten, Schachteln usf.
Elektronische Aufzeichnungssysteme
Werden elektronische Aufzeichnungssysteme eingesetzt, müssen sie grundsätzlich zur Aufzeichnung sämtlicher Erlöse verwendet werden. Ist für einen räumlich oder organisatorisch eindeutig abgrenzbaren Bereich aus technischen Gründen oder aus Zumutbarkeitserwägungen eine Erfassung über das vorhandene elektronische Aufzeichnungssystem nicht möglich, wird es nicht beanstandet, wenn zur Erfassung dieser Geschäftsvorfälle eine offene Ladenkasse verwendet wird. Es besteht aber keine Pflicht zur Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems. Die Einzelaufzeichnung kann also vermieden werden, wenn der Verein auf eine offene Ladenkasse umstellt.
Verkauf an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen
Von einem Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen geht das BMF aus, wenn alltäglich Barverkäufe an namentlich nicht bekannte Kunden getätigt werden. Das setzt voraus, dass die Identität des Kunden für die Geschäftsvorfälle regelmäßig nicht von Bedeutung ist. Unschädlich ist, wenn der Verkäufer aufgrund außerbetrieblicher Gründe tatsächlich viele seiner Kunden namentlich kennt. Diese Regelungen gelten grundsätzlich auch für Dienstleistungen (z.B. bei Eintrittsgeldern zu Veranstaltungen). Dabei muss der Geschäftsbetrieb auf eine Vielzahl von Kundenkontakten ausgerichtet und der Kundenkontakt im Wesentlichen auf die Bestellung und den kurzen Bezahlvorgang beschränkt sein. Einzelaufzeichnungen sind dagegen zu führen, wenn der Kundenkontakt in etwa der Dauer der Dienstleistung entspricht und der Kunde auf die Ausübung der Dienstleistung üblicherweise individuell Einfluss nehmen kann. Hinweis: Das gilt z.B. für Seminare oder Workshops
Form der Aufzeichnung
Besteht aus Zumutbarkeitsgründen keine Verpflichtung zur Einzelaufzeichnung, müssen die Bareinnahmen zumindest anhand eines Kassenberichts nachgewiesen werden. Dabei wird immer vom gezählten Kassenendbestand des jeweiligen Geschäftstages ausgegangen. Davon werden der Kassenendbestand bei Geschäftsschluss des Vortages sowie die durch Eigenbeleg zu belegenden Bareinlagen abgezogen. Ausgaben und durch Eigenbeleg nachzuweisende Barentnahmen werden dazugerechnet.
Ein sogenanntes „Zählprotokoll“ (Auflistung der genauen Stückzahl vorhandener Geldscheine und – münzen) ist nicht erforderlich), erleichtert jedoch den Nachweis des tatsächlichen Auszählens. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten. Werden Kasseneinnahmen und Kassenausgaben ausnahmsweise erst am nächsten Geschäftstag aufgezeichnet, ist das noch ordnungsgemäß, wenn zwingende geschäftliche Gründe einer Aufzeichnung noch am gleichen Tag entgegenstehen und aus den Aufzeichnungen und Unterlagen sicher entnommen werden kann, wie sich der sollmäßige Kassenbestand entwickelt hat Bei Kassen ohne Verkaufspersonal (sog. Vertrauenskassen) wird es nicht beanstandet, wenn sie nicht täglich, sondern erst bei Leerung ausgezählt werden. Hinweis: Das gilt auch bei Spendensammeldosen.“
Quelle: Vereinsinfobrief Nr. 355 (16/2018), verantwortlich für den Inhalt: Wolfgang Pfeffer
[2] 
[3]