In vielen Vereinen kommt es vor: Ein Mitglied möchte die anderen Mitglied*innen direkt kontaktieren – sei es für den Wahlkampf um einen Vorstandsposten oder um Unmut über die aktuelle Vereinsführung zu äußern. Doch darf der Vorstand einfach die Liste mit allen E-Mail-Adressen herausgeben?
Das Vereins- und Stiftungszentrum e.V. [1]beleuchtet die rechtliche Lage zwischen Datenschutz und Informationsrecht.
Grundsätzlich gilt: Die Daten der Mitglieder sind geschützt. Der Vorstand ist durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verpflichtet, sorgsam mit diesen Informationen umzugehen. Einfach so hat kein Mitglied einen Anspruch darauf, die privaten Kontaktdaten der anderen zu erhalten. Der Schutz der Privatsphäre wiegt hier schwerer als die bloße Neugier oder der Wunsch nach Vernetzung einzelner Personen.
Ein Anspruch auf Herausgabe der Adressdaten kann jedoch bestehen, wenn ein Mitglied ein berechtigtes Interesse nachweist, das nicht anders erfüllt werden kann. Das ist oft dann der Fall, wenn:
- Eine Mitgliederversammlung vorbereitet werden soll.
- Ein Minderheitenbegehren initiiert wird (wenn also eine bestimmte Anzahl an Mitglieder eine Versammlung erzwingen will).
- Ein Wahlkampf für Vereinsämter ansteht und man die Wähler*innen erreichen muss.
Das Vereins- und Stiftungszentrum e.V. weist darauf hin, dass dieses Informationsrecht tief im Mitgliedschaftsrecht verwurzelt ist. Dennoch bedeutet das nicht automatisch, dass die Liste sofort kopiert werden muss.
Weiterleitung statt Herausgabe
Um den Datenschutz zu wahren und dennoch das Informationsrecht des Mitglieds zu erfüllen, gibt es einen bewährten Mittelweg: Der Vorstand kann anbieten, die Nachricht des Mitglieds selbst an alle anderen Mitglieder weiterzuleiten.
In diesem Fall behält der Verein die Hoheit über die Daten, und die E-Mail-Adressen gelangen nicht in fremde Hände. Erst wenn der Vorstand diese Weiterleitung grundlos verweigert oder sie für das Mitglied unzumutbar ist (etwa wegen hoher Kosten oder Zeitverzögerung), kann ein rechtlicher Anspruch auf die tatsächliche Herausgabe der Liste entstehen.
Was bei der Herausgabe zu beachten ist
Sollte es tatsächlich zur Herausgabe der Daten kommen, müssen klare Regeln eingehalten werden:
- Zweckbindung: Das Mitglied darf die Daten ausschließlich für den einen, konkret benannten Zweck verwenden. Eine Speicherung für die Zukunft oder die Nutzung für Werbung ist streng untersagt.
- Datensparsamkeit: Es sollten nur die Daten herausgegeben werden, die wirklich nötig sind. Oft reichen Name und Postanschrift; E-Mail-Adressen sind aufgrund ihrer digitalen Reichweite noch sensibler zu behandeln.
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