Wer einen Verein gründet, hat meist große Visionen und möchte viele Menschen für eine gemeinsame Sache begeistern. Doch jenseits der Begeisterung stellt das Gesetz ganz konkrete Anforderungen an die Anzahl der Köpfe, die hinter einem eingetragenen Verein stehen müssen. Das Vereins- und Stiftungszentrum e.V. gibt hierzu wichtige Einblicke, damit dein Projekt nicht schon an den formalen Hürden scheitert.

Der magische Startschuss: Die Sieben bei der Gründung

Der Weg zum eingetragenen Verein (e. V.) führt über das Vereinsregister beim zuständigen Amtsgericht. Hier gilt eine klare Grenze: Damit ein Verein überhaupt eingetragen werden kann, müssen mindestens sieben Gründungsmitglieder die Satzung unterschreiben. Diese Zahl soll sicherstellen, dass das Vorhaben auf einem stabilen Fundament steht und nicht nur das Projekt einer einzelnen Person ist.

Es ist also ratsam, sich schon frühzeitig nach Mitstreiter*innen umzusehen, die bereit sind, Verantwortung zu übernehmen. Sobald der Verein im Register steht, ändert sich die rechtliche Lage jedoch ein wenig.

Das Überleben sichern: Die kritische Grenze von drei Personen

Nach der erfolgreichen Eintragung muss die Zahl der Mitglieder nicht zwingend bei sieben bleiben. Ein Verein kann schrumpfen, ohne sofort seine Rechtsfähigkeit zu verlieren. Das Gesetz zieht hier jedoch eine rote Linie bei der Zahl drei. Sinkt die Mitgliederzahl unter drei, kann das Amtsgericht dem Verein die Rechtsfähigkeit entziehen.

In der Praxis bedeutet das: Wenn nur noch zwei Mitglieder übrig sind, ist der Verein rechtlich gesehen in akuter Gefahr. Das Vereins- und Stiftungszentrum e.V. betont, dass ein solcher Mitgliederschwund dem Gericht gemeldet werden muss. Wer hier nachlässig ist, riskiert, dass der Verein von Amts wegen aufgelöst wird.

Die Anzahl der Mitglieder hat nicht nur rechtliche, sondern auch ganz praktische Auswirkungen auf den Vereinsalltag:

• Demokratische Prozesse: In einem sehr kleinen Verein lastet die gesamte Arbeit auf wenigen Schultern. Wenn nur drei Personen den gesamten Verein bilden, müssen diese meist auch gleichzeitig den Vorstand stellen und die Mitgliederversammlung abhalten. Das kann zu Interessenkonflikten führen.
• Stabilität und Nachfolge: Größere Vereine haben es meist leichter, neue Vorständ*innen aus den eigenen Reihen zu gewinnen. Bei einem Kleinstverein kann der Austritt einer einzigen Person das gesamte Konstrukt zum Einsturz bringen.
• Finanzielle Basis: Viele Vereine finanzieren sich über Mitgliedsbeiträge. Je mehr Mitglieder, desto breiter ist die finanzielle Basis für Projekte und Fixkosten.

Es gibt keine Obergrenze für die Anzahl der Mitglieder, aber eine sehr wohl definierte Untergrenze. Ein Verein lebt von der Gemeinschaft und der Vielfalt seiner Akteur*innen. Wer dauerhaft an der Grenze von drei Mitglieder operiert, begibt sich auf dünnes Eis.

Es lohnt sich daher, regelmäßig aktiv um neue Mitglieder zu werben – nicht nur, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, sondern um den Verein lebendig und zukunftsfähig zu halten. Eine gesunde Mischung aus erfahrenen Engagierten und neuen Impulsgeber*innen ist oft das beste Rezept für einen erfolgreichen Verein.

Stellen Sie sich eine Bühne vor, auf der die Hauptdarsteller im schummrigen Licht eines Gemeindesaals stehen, während das Publikum als flackernde Mosaiksteine auf einer Leinwand im Hintergrund schwebt. Es ist das neue Theater der Vereinswelt: die hybride Mitgliederversammlung. Seit der Gesetzgeber im Jahr 2023 den Paragrafen 32 des Bürgerlichen Gesetzbuches entstaubt hat, dürfen Vorstände auch ohne explizite Satzungsänderung zu diesem Tanz zwischen den Welten laden. Doch wie bei jeder großen Inszenierung entscheidet nicht erst der Auftritt über Erfolg oder Misserfolg, sondern bereits das Programmheft – in diesem Fall die Einladung.

Das Vereins- und Stiftungszentrum e.V. weist in seinen aktuellen Analysen auf eine Gefahr hin, die oft so unsichtbar ist wie ein schlecht konfiguriertes WLAN-Signal: Einberufungsmängel. Wer glaubt, es reiche aus, einfach nur „wir treffen uns auch online“ in den Betreff zu schreiben, begibt sich auf eine juristische Gratwanderung. Die Einladung ist nämlich nicht bloß ein organisatorischer Zettel, sondern das Fundament, auf dem jeder Beschluss ruht. Fehlen dort die präzisen Zugangsdaten oder der Hinweis, wie genau die digitale Teilhabe erfolgt, wackelt das gesamte Konstrukt.

Man kann es sich wie eine Brücke vorstellen, die zwei Ufer verbindet. Die eine Seite ist das physische Miteinander, geprägt vom Rascheln der Protokolle und dem Duft von Filterkaffee. Die andere Seite ist die digitale Agora, ein Raum aus Licht und Datenströmen. Wenn die Einladung diese Brücke nicht sicher verankert, wird der virtuelle Zugang zur Falle. Teilnehmer*innen, die aufgrund technischer Unklarheiten in der Einladung nicht beitreten können, werden faktisch von ihrem Stimmrecht ausgeschlossen. In der Welt der Paragrafen bedeutet das: Der Beschluss ist anfechtbar oder gar nichtig.

Es ist faszinierend zu beobachten, wie die altehrwürdige deutsche Vereinsmeierei plötzlich mit den Herausforderungen der Digitalisierung kollidiert. Hier zeigt sich, dass Kunst und Recht oft ähnliche Disziplinen sind: Beide verlangen nach Präzision im Detail, um eine große Wirkung zu erzielen. Ein vergessener Link oder eine unklare Frist in der Einladung wirken wie ein falscher Ton in einer Symphonie – sie stören die Harmonie des gesamten Prozesses.

Der Rat des Vereins- und Stiftungszentrums ist daher so klar wie ein hochauflösender Stream: Sorgfalt ist die beste Versicherung gegen den digitalen Kontrollverlust. Vorstände sollten die Einladung als das wichtigste Dokument des Jahres betrachten, das jedes Mitglied – egal ob analog oder digital – sicher an die Hand nimmt.

Wie gehen wir als Gesellschaft damit um, wenn unsere demokratischen Grundpfeiler in den virtuellen Raum wandern? Sind wir bereit, die nötige Sorgfalt walten zu lassen, damit aus dem Fortschritt keine Haftungsfalle wird? Es lohnt sich, tief in die eigenen Satzungen und aktuellen Rechtstexte einzutauchen, bevor der nächste Klick die Zukunft des Vereins besiegelt.

Die Künstliche Intelligenz (KI) ist längst im Vereinsalltag angekommen – sei es beim Entwerfen von Newslettern, beim Erstellen von Social-Media-Posts oder bei der Generierung von Bildern für die Website. Die EU-KI-Verordnung ist das weltweit erste umfassende Gesetz zur Regulierung Künstlicher Intelligenz. Darauf weist ausführlich auch das Vereins- und Stiftungszentrum hin. Ab dem 2. August 2026 gilt für Anbieter und Betreiber von KI-Systemen die gesetzliche Pflicht, KI-generierte Inhalte zu kennzeichnen. Diese Regelung dient vor allem der Transparenz und soll verhindern, dass die Öffentlichkeit getäuscht oder durch Desinformation beeinflusst wird.

Muss dein Verein Inhalte kennzeichnen?

Die neuen Regeln betreffen nicht nur große Unternehmen, sondern potenziell auch deinen Verein, wenn du KI-Systeme nutzt, die Inhalte generieren. Die Kennzeichnungspflicht greift vor allem dann, wenn:

1. Die KI Inhalte generiert oder manipuliert, die von Menschen wahrgenommen werden (z.B. ein Bild, ein Video oder ein Text).
2. Der Inhalt irreführend sein könnte. Er muss offenlegen, dass er künstlich erzeugt oder manipuliert wurde.

Für Vereine ist das besonders relevant in zwei Bereichen:

• Texte von öffentlichem Interesse: Wenn dein Verein Texte, die durch KI generiert wurden, in Newslettern, auf der Website oder in Social Media veröffentlicht, die die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von gesellschaftlichem, politischem oder kulturellem Interesse informieren, besteht eine Offenlegungspflicht.
• Deepfakes: Werden KI-generierte Bild-, Audio- oder Videoinhalte (sogenannte Deepfakes) erstellt, die existierenden Personen, Objekten oder Ereignissen ähneln und als authentisch erscheinen könnten, muss dies offengelegt werden.

Wann entfällt die Pflicht?

Die gute Nachricht: Nicht jede Rechtschreibprüfung oder jeder KI-generierte Entwurf muss gekennzeichnet werden. Die Pflicht entfällt, wenn:

• Unterstützende KI-Nutzung: Ein Mensch den KI-generierten Entwurf maßgeblich überarbeitet, redaktionell prüft und dadurch die inhaltliche Verantwortung übernimmt. Die KI dient dann nur als Hilfsmittel.
• Künstlerischer oder fiktionaler Charakter: Bei Inhalten, die offensichtlich künstlerisch, fiktional oder satirisch sind und bei denen die Kennzeichnung den Genuss des Werks beeinträchtigen würde.

So kennzeichnest du richtig

Die Kennzeichnung muss für Menschen verständlich sein, beispielsweise durch einen sichtbaren Hinweis wie „Dieser Text wurde mit Unterstützung von KI erstellt“ oder ein Wasserzeichen auf einem Bild. Zusätzlich muss die Kennzeichnung für Maschinen lesbar sein (z.B. durch technische Metadaten in der Datei).

Fazit und Ausblick

Auch wenn die Regelung erst ab August 2026 verpflichtend wird, sollten sich Vereine schon jetzt mit den neuen Anforderungen auseinandersetzen. Die Devise lautet: Transparenz ist der beste Schutz. Klare interne Standards zur Nutzung von KI und die offene Kennzeichnung helfen deinem Verein, rechtliche Vorgaben zu erfüllen und das Vertrauen deiner Mitglieder*innen und der Öffentlichkeit zu sichern. Verstöße gegen die Verordnung können nämlich mit hohen Geldbußen geahndet werden.

Wie das Vereins- und Stiftungszentrum e.V. nun schreibt, zeigt ein Fall vor dem Oberlandesgericht (OLG) Karlsruhe (Urteil vom 21.05.2024, 19 U 121/23), wie schnell aus Vertrauen ein rechtliches Problem werden kann.

Der Fall: Über 5.000 Euro im Nirgendwo

Ein Vereinsmitglied nutzte mit angeblicher Zustimmung des Vorstands die Girokarte des Vereins, um Wettkampfkosten zu decken. Doch als fast 5.500 Euro durch 26 Geldabhebungen nicht mehr zugeordnet werden konnten, forderte der Verein Rechenschaft. Das Mitglied weigerte sich, und der Streit landete vor Gericht.

Das OLG Karlsruhe musste klären, ob das Mitglied eine Auskunfts- und Rechenschaftspflicht gegenüber dem Verein hatte. Eine solche Pflicht besteht in der Regel, wenn ein Auftragsverhältnis im Sinne des Bürgerlichen Gesetzbuches (§ 666 BGB) vorliegt. Dabei handelt der*die Beauftragte unentgeltlich für den Auftraggeber. Das Gericht entschied jedoch, dass in diesem speziellen Fall kein solches Verhältnis bewiesen werden konnte. Der Verein hatte nicht ausreichend dokumentiert, wie das Mitglied in den dauerhaften Besitz der Karte gelangte und ob die Abhebungen auf einem klaren Auftrag beruhten.

Das Urteil verdeutlicht, wie wichtig klare Regelungen sind, um solche chaotischen Zustände zu vermeiden. Zwar wurde im vorliegenden Fall keine Rechenschaftspflicht festgestellt, doch das Gericht betonte, dass diese sehr wohl entstehen kann, wenn ein*e Vereinsfunktionär*in die Bankkarte samt Geheimzahl aushändigt, um jemanden regelmäßig Geschäfte tätigen zu lassen.

Praxistipps für deinen Verein

Um dich vor ähnlichen Problemen zu schützen, solltest du unbedingt diese Punkte beachten:

1. Klare Regeln festlegen: Die Befugnisse und Verantwortlichkeiten für die Nutzung der Vereinskonto-Girokarte müssen eindeutig geregelt und schriftlich festgehalten werden.
2. Dokumentation ist entscheidend: Halte fest, wem die Karte ausgehändigt wird und wofür sie verwendet werden darf.
3. Vorsicht bei Dauer-Vollmachten: Wenn ein Mitglied regelmäßig Zugriff auf das Vereinskonto hat, sollte das am besten über eine offizielle Vollmacht bei der Bank geregelt werden – nicht über die private Weitergabe einer Girokarte.
4. Rechenschaftspflicht einfordern: Lege von vornherein fest, wie Rechenschaft über die getätigten Ausgaben abzulegen ist (z.B. durch Belege, Quittungen und einen klaren Bericht).

Ein solider rechtlicher Rahmen ist unerlässlich, um das Vertrauen im Verein zu bewahren und die Finanzen zu schützen.

Von steuerlichen Erleichterungen bis hin zu rechtlicher Absicherung – die geplanten Änderungen entlasten Ehrenamtliche und ihre Organisationen spürbar. Wir geben dir einen Überblick über die wichtigsten Punkte.

Weniger Bürokratie für Vereine

Die Bürokratie ist oft eine große Hürde für kleine Vereine. Das soll sich nun ändern. Mit den neuen Regelungen werden viele Abläufe einfacher:

• Umsatzgrenze wird angehoben: Die Freigrenze für den steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb steigt auf 50.000 Euro. Das heißt, kleine Vereine müssen ihre Gewinne bis zu dieser Grenze nicht mehr mit Körperschafts- und Gewerbesteuer belasten. Das spart nicht nur Geld, sondern auch viel Aufwand.
• Wegfall der zeitnahen Mittelverwendung: Die Pflicht, Einnahmen innerhalb von zwei Jahren auszugeben, entfällt für rund 90 Prozent der Vereine. Dies gilt für alle gemeinnützigen Organisationen, deren jährliche Einnahmen 100.000 Euro nicht überschreiten. Diese Regelung kommt vor allem ehrenamtlich geführten Vereinen zugute, die oft keine steuerliche Beratung haben.
• Vereinfachte Einnahmenzuordnung: Wenn ein Verein jährlich weniger als 50.000 Euro einnimmt, muss er Einnahmen nicht mehr kompliziert dem steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb oder dem Zweckbetrieb zuordnen. Das vereinfacht die Buchführung enorm.

Höhere Pauschalen

Wer sich ehrenamtlich engagiert, soll für seine Zeit auch fair entlohnt werden können. Die Pauschalen für Übungsleiter*innen und Ehrenamtliche werden erhöht:

• Die Übungsleiterpauschale steigt von 3.000 Euro auf 3.300 Euro im Jahr.
• Die Ehrenamtspauschale steigt von 840 Euro auf 960 Euro im Jahr.

Diese Anpassung erkennt die wertvolle Arbeit an und entlastet Freiwillige finanziell.

Erweitertes Haftungsprivileg

Ein großes Hindernis für viele, sich ehrenamtlich zu engagieren, ist die Angst vor Haftungsrisiken. Die Bundesregierung will dieses Problem nun angehen:

• Haftungsgrenze wird angehoben: Bisher galt die Haftungserleichterung nur für Ehrenamtliche, die maximal 840 Euro im Jahr erhielten. Diese Grenze wird auf 3.300 Euro angehoben und orientiert sich damit an der Übungsleiterpauschale.
• Schutz vor Haftung bei leichter Fahrlässigkeit: Wer sich im Verein engagiert und dabei einen Schaden durch einfache Fahrlässigkeit verursacht, muss dafür nicht haften. Das schafft mehr Rechtssicherheit für alle, die sich engagieren wollen.

Weitere wichtige Neuerungen

Der Gesetzentwurf enthält noch weitere Anpassungen, die das Ehrenamt modernisieren und stärken:

• E-Sport wird als gemeinnützig anerkannt: Sportvereine können nun auch den E-Sport als gemeinnützigen Zweck verfolgen. Dabei soll auch die Suchtprävention eine wichtige Rolle spielen.
• Photovoltaik-Anlagen: Die Installation und der Betrieb von Photovoltaik-Anlagen auf Vereinseigentum gefährdet in Zukunft nicht mehr den Status der Gemeinnützigkeit. Das ist ein wichtiger Beitrag zur Energiewende.

Die beschlossenen Maßnahmen sind ein wichtiger erster Schritt zur Umsetzung des „Zukunftspakts Ehrenamt“ und eine pragamtische Verbesserung der Rahmenbedingungen für das Engagement.

Quelle: www.bundesfinanzministerium.de

Wir haben die wichtigsten Punkte für dich zusammengefasst, damit du auf der sicheren Seite bist.

Zulassungspflicht: Was ist ein Seminar?

Die Begriffe „Seminar“ oder „Kurs“ sind rechtlich nicht klar definiert, was die Sache kompliziert macht. Im Allgemeinen brauchst du als Verein keine behördliche Zulassung, wenn du Bildungsangebote machst, die für die Allgemeinheit zugänglich sind und den satzungsgemäßen Zielen deines Vereins dienen.

Eine Zulassungspflicht besteht in der Regel nur, wenn du berufsbezogene Fortbildungen anbietest. Dazu zählen zum Beispiel Lehrgänge, die auf eine Prüfung vorbereiten oder die Teilnehmenden beruflich qualifizieren. Wenn du aber ein allgemeines Online-Seminar zu einem historischen Thema oder einen Hobby-Kurs anbietest, brauchst du in der Regel keine staatliche Zulassung.

Umsatzsteuer: Zweckbetrieb oder wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb?

Ob deine Einnahmen aus den Online-Seminaren steuerpflichtig sind, hängt davon ab, wie das Finanzamt die Seminare einstuft. Hier gibt es zwei Möglichkeiten:

• Zweckbetrieb: Wenn die Online-Seminare direkt den satzungsgemäßen, gemeinnützigen Zielen deines Vereins dienen, sind die Einnahmen grundsätzlich umsatzsteuerfrei.
• Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb: Wenn du die Seminare anbietest, um hauptsächlich Gewinne zu erzielen, können sie als wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb eingestuft werden. In diesem Fall können die Einnahmen umsatzsteuerpflichtig sein.

Die Grenze zwischen diesen beiden Betriebsarten ist oft fließend und hängt stark davon ab, wie das Finanzamt deinen Einzelfall bewertet.

Praxistipps für Vereine

1. Zweckbindung klar definieren: Bevor du ein Seminar anbietest, stelle sicher, dass der Inhalt und die Einnahmen den gemeinnützigen Zielen deines Vereins dienen.
2. Keine berufliche Qualifikation versprechen: Wenn deine Seminare nicht der beruflichen Qualifikation dienen, ist in der Regel keine Zulassung erforderlich.
3. Beratung einholen: Um auf der sicheren Seite zu sein, empfiehlt es sich, eine rechtliche und steuerliche Beratung in Anspruch zu nehmen. Das ist besonders wichtig, wenn die Seminare beruflich verwertbare Inhalte vermitteln sollen.
4. Transparenz schaffen: Informiere die Teilnehmenden darüber, ob die Seminare eine anerkannte Qualifikation bieten oder nicht. Das verhindert Missverständnisse und schützt deinen Verein vor rechtlichen Problemen.

Durch eine sorgfältige Planung und transparente Kommunikation kannst du sicherstellen, dass dein Online-Seminar-Angebot rechtlich und steuerlich unbedenklich ist.

Vorsicht, liebe Vereine: Es gibt eine neue Betrugsmasche, die speziell auf Spenden per Lastschrift zielt. Das Vereins- und Stiftungszentrum e.V. warnt davor und erklärt, wie die Masche funktioniert und wie ihr euren Verein davor schützen könnt.

So läuft die Betrugsmasche ab

Die Täter*innen nutzen die Vertrauensbasis, die Vereine bei Spenden genießen. Zunächst wird dem Verein ein durchaus hoher Betrag per Lastschrift gespendet. Vierstellige Beträge (auch aus dem europäischen Ausland) sind dabei keine Seltenheit. Im Anschluss bittet der/die vermeintliche Spender*in unter Verweis auf einen falsch angegebenen Betrag um Rücküberweisung. Ist die Rücküberweisung vollzogen, wird im Wege einer Rücklastschrift aber auch das zuvor gutgeschriebene Geld – zum Schaden der gemeinnützigen Organisation – wieder vom Konto zurückgerufen. Die Folge: doppelter Schaden!

Was ist zu tun?

1. Skepsis ist angebracht

Freut euch über Spenden, aber begegnet unerwarteten und unklaren Geldeingängen mit einem gesunden Misstrauen. Das gilt besonders für ungewöhnlich hohe Beträge von unbekannten Absender*innen.

2. Niemals selbst zurücküberweisen

Überweist das Geld unter keinen Umständen einfach zurück. Das ist der wichtigste Punkt, um sich vor dieser Betrugsmasche zu schützen. Ist die vermeintliche Spende per Lastschrift eingegangen, sollt ihr die Person, die sich als Spender*in ausgibt, an ihre eigene Bank verweisen. Nur die Bank des*der Lastschrift-Zahlers*in kann die Rückbuchung veranlassen. In der Regel haben Kund*innen dafür 13 Monate Zeit, Lastschriften zurückzuholen, denen sie nicht zugestimmt haben.

Fazit

Wenn euch eine unverhoffte Spende erreicht und ihr ein ungutes Gefühl habt, ist es besser, die Zahlung zu hinterfragen, statt sie unbedacht zurückzusenden. Mit diesen einfachen Regeln schützt ihr euren Verein und seine Finanzen vor den perfiden Betrugsmaschen.

Du bist im Vorstand eines gemeinnützigen Vereins oder engagierst dich als Mitarbeiter*in und fragst dich, wie das eigentlich mit der Bezahlung ist. Darf man überhaupt Geld für seine Arbeit bekommen? Und was passiert, wenn die Vergütung zu hoch ausfällt? Das Vereins- und Stiftungszentrum e.V. hat zu diesem Thema kürzlich einen informativen Artikel veröffentlicht, der für Klarheit sorgt.

Die Grundlage der Gemeinnützigkeit ist das Gebot der Selbstlosigkeit. Das bedeutet: Ein Verein darf keine eigenwirtschaftlichen Zwecke verfolgen und keine Person durch unverhältnismäßig hohe Ausgaben oder Vergütungen begünstigen. Werden Mittel anders verwendet, liegt eine sogenannte „Mittelfehlverwendung“ vor. Im schlimmsten Fall kann das die Aberkennung der Gemeinnützigkeit zur Folge haben.

Aber keine Sorge: Eine angemessene Bezahlung ist durchaus erlaubt. Die entscheidende Frage ist, was unter „angemessen“ verstanden wird. Hier wird es knifflig, denn eine konkrete Gehaltsobergrenze gibt es nicht. Das Finanzamt prüft jeden Fall einzeln und wendet dabei einen sogenannten Fremdvergleich an. Es wird also geschaut, was eine vergleichbare Person in einer ähnlichen Position bei einer nicht-gemeinnützigen Organisation verdienen würde. Dabei spielen Qualifikation, Berufserfahrung, aber auch die Größe und der wirtschaftliche Erfolg des Vereins eine Rolle.

Was passiert, wenn eine Vergütung doch als unangemessen eingestuft wird? Das ist natürlich ein ernstes Problem, aber es muss nicht sofort den Verlust der Gemeinnützigkeit bedeuten. Nach einem Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) aus dem Jahr 2020 gibt es einen „Bagatellvorbehalt“. Das heißt, bei kleineren, einmaligen Verstößen wird die Gemeinnützigkeit nicht gleich entzogen. Stattdessen wird die Zahlung als sogenannte „verdeckte Gewinnausschüttung“ behandelt und muss versteuert werden.

Allerdings gibt es auch hier Grenzen: Wenn die Vergütung bewusst und über einen längeren Zeitraum hinweg deutlich überhöht ist, kann das Finanzamt die Gemeinnützigkeit rückwirkend entziehen. Das hätte gravierende Folgen, denn der Verein müsste die Steuervergünstigungen der letzten Jahre zurückzahlen. Daher ist es wichtig, die Angemessenheit der Vergütungen immer im Blick zu behalten und im Zweifelsfall rechtliche oder steuerliche Beratung einzuholen.

Praxistipp:

Die Arbeit im gemeinnützigen Verein darf und soll wertgeschätzt werden. Und das kann auch durch eine angemessene Bezahlung geschehen. Um auf der sicheren Seite zu sein, hier ein paar praktische Tipps:

• Satzung prüfen: Stelle sicher, dass die Satzung deines Vereins eine Vergütung ausdrücklich erlaubt. Ohne diese Grundlage sind Zahlungen an Vorstände oder andere Mitglieder problematisch.
• Fremdvergleich beachten: Orientiere dich bei der Festlegung von Gehältern an den Vergütungen in vergleichbaren Positionen der freien Wirtschaft. Das schafft Transparenz und eine gute Argumentationsgrundlage für das Finanzamt.
• Transparenz ist alles: Dokumentiere, wie sich die Höhe der Vergütung zusammensetzt. So kannst du bei einer Prüfung durch das Finanzamt die Angemessenheit nachvollziehbar darlegen.

Ein angemessenes Gehalt kann ein wichtiger Faktor sein, um qualifizierte Mitarbeiter*innen für die wertvolle Arbeit in deinem Verein zu gewinnen und zu halten. Solange du die Regeln der Selbstlosigkeit beachtest, bist du auf einem guten Weg.

Das Thema ist komplex, aber essenziell, um die Finanzen deines Vereins zu stabilisieren. Das Vereins- und Stiftungszentrum e.V. hat dazu wichtige Infos veröffentlicht, die wir uns hier genauer ansehen.

Was ist das Gebot der zeitnahen Mittelverwendung?

Der Gesetzgeber sieht vor, dass gemeinnützige Vereine ihre Einnahmen „zeitnah“ für ihre satzungsgemäßen Zwecke verwenden müssen. Das bedeutet, das Geld muss spätestens in den zwei auf den Zufluss folgenden Jahren ausgegeben werden. Eine Ausnahme gibt es für kleine Vereine: Wenn die jährlichen Einnahmen 45.000 Euro nicht überschreiten, greift diese Regelung nicht. Alle anderen müssen sich an die Frist halten – es sei denn, sie bilden eine Rücklage.

So bildest du Rücklagen richtig

Rücklagen sind die offiziell erlaubte Ausnahme vom Gebot der zeitnahen Mittelverwendung. Wenn dein Verein am Ende eines Jahres Überschüsse hat, die nicht anderweitig gebunden sind, könnt ihr diese in einer Rücklage parken. Das geht aber nicht einfach so:

• Beschluss: Der zuständige Vorstand oder die Mitgliederversammlung muss die Bildung der Rücklage offiziell beschließen.
• Dokumentation: Der Beschluss und die Notwendigkeit der Rücklage müssen gut dokumentiert werden. Gegenüber dem Finanzamt wird die Rücklagenbildung in der Steuererklärung durch einen Rücklagenspiegel nachgewiesen.
• Auflösung: Fällt der Grund für die Rücklage weg, muss sie aufgelöst werden. Die freigewordenen Mittel müssen dann wieder zeitnah, also innerhalb von zwei Jahren, für gemeinnützige Zwecke verwendet werden.

Achtung: Wenn ihr Mittel einfach so ansammelt, ohne eine zulässige Rücklage zu bilden, kann das Finanzamt eine Frist zur Verwendung setzen oder im schlimmsten Fall sogar die Gemeinnützigkeit entziehen.

Die wichtigsten Rücklagen-Arten

Die Abgabenordnung (AO) unterscheidet verschiedene Arten von Rücklagen. Hier ein kurzer Überblick über die gängigsten:

Zweckgebundene Rücklage (§ 62 Abs. 1 Nr. 1 AO)

Diese Rücklage ist für konkrete, absehbare Projekte oder Investitionen gedacht. Ihr könnt damit zum Beispiel Geld für eine dringend benötigte Renovierung des Vereinsheims, für neue Sportgeräte oder für die Anschaffung eines neuen Fahrzeugs zurücklegen. Wichtig ist, dass die Umsetzung des Projekts realistisch ist und der Zeitraum sechs Jahre nicht überschreiten sollte.

Wiederbeschaffungsrücklage (§ 62 Abs. 1 Nr. 2 AO)

Diese Art von Rücklage dient dem Ersatz von abgenutzten Gegenständen, wie beispielsweise einem Vereinsbus. Der Verein muss die Neuanschaffung tatsächlich beabsichtigen, um diese Rücklage bilden zu können.

Freie Rücklage (§ 62 Abs. 1 Nr. 3 AO)

Die freie Rücklage ist das finanzielle Polster deines Vereins, das nicht an ein konkretes Vorhaben gebunden ist. Sie darf aber nicht beliebig groß sein. Die jährlichen Höchstgrenzen sind:

• Maximal ein Drittel der Überschüsse aus der Vermögensverwaltung
• Maximal 10 % der Einnahmen aus dem ideellen Bereich
• Maximal 10 % der Überschüsse aus dem Zweckbetrieb und wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb

Ein Pluspunkt: Wird der Höchstbetrag in einem Jahr nicht erreicht, kann die Differenz in den nächsten zwei Jahren nachgeholt werden.

Exkurs: Was es mit der Betriebsmittelrücklage auf sich hat

Eine besondere Form der zweckgebundenen Rücklage ist die Betriebsmittelrücklage. Sie ist dazu da, regelmäßige Ausgaben wie Mieten oder Gehälter für einen bestimmten Zeitraum abzudecken. Kürzlich hat das Finanzministerium Sachsen-Anhalt in einem Schreiben (vom 18.02.2025) klargestellt, dass diese Rücklage maximal für ein Geschäftsjahr gebildet werden darf. Das ist neu und gibt eine wichtige Orientierung. Bisher gab es hierfür keine konkrete zeitliche Begrenzung. Die Betriebsmittelrücklage ist nur dann zulässig, wenn sie „erforderlich“ ist – also vor allem, wenn die Einnahmen des Vereins schwanken. Bei stabilen Einnahmen entfällt die Notwendigkeit.

Auch wenn dieses Schreiben zunächst nur für Sachsen-Anhalt gilt, ist es sehr wahrscheinlich, dass sich andere Finanzämter daran orientieren werden. Es ist also ratsam, die neuen Regelungen im Hinterkopf zu behalten.

Das kann teuer werden und sogar die Gemeinnützigkeit gefährden. Das Vereins- und Stiftungszentrum hat dazu neue Infos veröffentlicht, die wir uns genauer ansehen.

Was ist die Spendenbescheinigung?

Eine Spendenbescheinigung (offiziell „Zuwendungsbestätigung“) ist wichtig. Sie ermöglicht es Spender*innen, ihre Zuwendung von der Steuer abzusetzen. Das motiviert natürlich viele, gemeinnützige Vereine zu unterstützen. Für euch als Verein sind die Spendeneinnahmen steuerfrei. Aber genau hier liegt das Risiko: Wenn bei der Bescheinigung etwas schiefläuft, kann das teuer werden – nicht nur für die Spender*innen, sondern auch für euren Verein.

Geldspenden bis 300 Euro sind einfacher

Für kleinere Spenden bis zu 300 Euro gibt es eine praktische Abkürzung. Die Spender*innen müssen keine aufwendige Bescheinigung von euch bekommen. Es reicht, wenn sie einen Kontoauszug oder Überweisungsbeleg aufbewahren. Ihr als Verein stellt einfach einen vereinfachten Beleg aus, der eure Gemeinnützigkeit und den Verwendungszweck der Spende bestätigt. Das ist unkompliziert und spart euch beiden Arbeit!

Wichtig: Das richtige Formular

Bei größeren Spenden müsst ihr aber ein amtliches Formular verwenden. Wenn du eine Spendenbescheinigung ausstellst, nimmst du am besten immer die aktuelle Version aus dem Formular-Management-System der Bundesfinanzverwaltung. Dort findest du die Formulare für alle Arten von Spenden – zum Beispiel für eine Geldspende an einen gemeinnützigen Verein. Veraltete oder selbst erstellte Formulare sind nicht zulässig und können zur Haftung führen.

Bei Fehlern: Die Spendenhaftung

Stellt ein Verein vorsätzlich oder grob fahrlässig eine falsche Spendenbescheinigung aus, spricht man von der Ausstellerhaftung.

Beispiel: der Verein „Musik macht glücklich e.V.“ veranstaltet ein Sommerfest. Die Bäckerei „Glücksbrot“ sponsert die Veranstaltung mit 1.000 Euro, um im Gegenzug mit ihrem Logo auf den Flyern zu werben. Vereinsvorstand Peter stellt der Bäckerei trotzdem eine Spendenbescheinigung über 1.000 Euro aus, obwohl es sich um Sponsoring handelt – denn Sponsoring ist keine Spende sondern eine Leistung, die einen Gegenwert erwartet oder bekommt und so steuerlich anders zu behandeln. Peter hat hier grob fahrlässig gehandelt. Wenn das Finanzamt dies bemerkt, kann der Verein für die entgangene Steuer der Bäckerei haften.

Eine andere Haftungsfalle ist die Veranlasserhaftung. Diese greift, wenn eine Spende nicht für den gemeinnützigen Zweck verwendet wird, der auf dem Formular angegeben ist. Wenn der Verein also das Geld zweckentfremdet, haftet er dafür.

In beiden Fällen kann das richtig teuer werden: Der Verein muss die entgangene Steuer, die dem Finanzamt durch die falsche Bescheinigung entgangen ist, mit 30 Prozent des Spendenbetrags (bei Unternehmen 15 Prozent) nachzahlen. Zusätzlich können 15 Prozent für die entgangene Gewerbesteuer anfallen.

Folgen bei Verstößen

Neben den finanziellen Konsequenzen kann das Finanzamt bei wiederholten oder schweren Verstößen sogar die Gemeinnützigkeit des Vereins entziehen. Das wäre ein absoluter Super-GAU! Der Verein müsste dann rückwirkend Steuern zahlen. Und nicht zuletzt können Spender*innen den Verein auf Schadensersatz verklagen, wenn sie ihre Spende nicht von der Steuer absetzen können.

Also, lieber einmal mehr prüfen, ob alles stimmt, bevor du eine Spendenbescheinigung ausstellst!