Das Vereins- und Stiftungszentrum e.V. weist nun auf Änderungen und Vereinfachungen im Vereinswesen hin:

„Jeder Verein ist anders und hat dementsprechend selber das beste Gespür dafür, welche Form der Durchführung einer Mitgliederversammlung für alle Beteiligten die Beste ist.

Bereits im Jahr 2023 schaffte der Gesetzgeber in den vereinsrechtlichen Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) die Voraussetzungen für eine virtuelle bzw. hybride Durchführungsform von Mitgliederversammlungen. Zuvor war dies – abgesehen von den pandemiebedingten Sonderregelungen – nur möglich, wenn die Satzung eines Vereins hierfür eine entsprechende Grundlage bereitgehalten hat.

Sowohl die Teilnahme, als auch die Ausübung der Mitgliederrechte im Rahmen der Versammlung kann nunmehr im Wege der „elektronischen Kommunikation“ erfolgen. Doch was ist hierunter zu verstehen und wie können Einberufung sowie Durchführung elektronisch durchgeführt werden. Ist auch eine einfache Telefonkonferenz zulässig? Mit dieser Frage hat sich das Oberlandesgericht (OLG) Düsseldorf befasst (Beschluss vom 08.07.2024, Az. 3 Wx 69/24).

Der Fall

Einem Verein wurde vom zuständigen Registergericht die Eintragung ins Vereinsregister versagt. Grund hierfür waren insbesondere die Regelungen in der Vereinssatzung zur Einladung sowie zur Durchführung der Mitgliederversammlung. Das Registergericht sah die Regelung zur Einladung als zu unbestimmt an, da hier mehrere Übermittlungswege (E-Mail, WhatsApp, dritte Messengerdienste) als denkbare Möglichkeiten genannt worden waren.

Weiterhin wurde mit Blick auf die Durchführung beanstandet, dass virtuelle oder hybride Mitgliederversammlungen per Video oder Telefonkonferenz stattfinden können sollten. Das Registergericht zählte die Telefonkonferenz dabei nicht zu den zulässigen elektronischen Kommunikationsmitteln. Hiergegen legte der Verein Beschwerde ein und der Fall musste vom OLG Düsseldorf entschieden werden.

E-Mail, SMS und WhatsApp: Einladung über verschiedene Übermittlungswege zulässig

Das Gericht wies darauf hin, dass einer Regelung, welche, wie hier, verschiedene Übermittlungswege zur Einladung vorsieht, keine Bedenken entgegenstehen. Denn das Vereinsrecht bestimmt in § 58 Nr. 4 BGB zwar, dass die Form der Einberufung in der Satzung geregelt werden soll. Allerdings bleibt es grundsätzlich dem Verein überlassen, welche Form bzw. Formen hier schlussendlich gewählt werden. Es gilt lediglich folgende Anforderung:

„Die Einladungsform und der Übermittlungsweg müssen nur so gewählt werden, dass jedes Mitglied ohne Erschwernisse Kenntnis von der Anberaumung einer Mitgliederversammlung erlangen kann“

Weiterhin führt das Gericht hierzu aus:

„Die Vereinssatzung kann daher ohne weiteres anordnen, dass schriftlich, mündlich, fernmündlich, mittels Fernkopie (Telefax), durch eingeschriebenen Brief, Boten, Anzeigen in einer bestimmten, namentlich zu bezeichnenden Zeitung oder Anschlag im Vereinslokal eingeladen wird. Nicht erforderlich ist, dass alle Mitglieder tatsächlich Kenntnis bekommen, solange die gewählte Einladungsform sicherstellt, dass sie allen Mitgliedern ohne Erschwernisse, insbesondere ohne unzumutbare Erkundigungen, die Möglichkeit der Kenntniserlangung von einer bevorstehenden Mitgliederversammlung verschafft“

Die hier strittige Satzungsbestimmung, dass auf elektronischem Weg eingeladen wird, gewährleistet für jedes Mitglied, dass es ohne Weiteres Kenntnis von der Einladung erhalten kann. Denn die Einladung kann im vorliegenden Fall zwangsläufig nur auf dem elektronischen Weg/Medium übermittelt werden, dessen Nutzung das Mitglied gegenüber dem Verein angegeben hat.

Auch die unterschiedlichen Übermittlungswege wertete das Gericht selbst dann als unproblematisch, wenn ein Vereinsmitglied über mehrere Übermittlungswege erreichbar ist (bspw. E-Mail, SMS oder WhatsApp).

Hierzu führte es aus: „Dem Vereinsmitglied wird weder ein unzumutbarer Nachforschungsaufwand abverlangt noch begründet die mögliche Inanspruchnahme verschiedener elektronischer Übermittlungswege das ernsthafte Risiko, dass die Einladung unentdeckt bleibt. Denn elektronische Nachrichten werden dem Empfänger unverzüglich angezeigt und können mühelos schon mit einem handelsüblichen Smartphone gelesen werden.“

Selbst wenn ein Mitglied nicht elektronisch zu erreichen ist, könne es noch immer Widerspruch einlegen und – nach Bekanntgabe einer Postanschrift – eine Einladung per Post fordern.

Auch die Durchführung der Versammlung per Telefonkonferenz ist zulässig

Die Durchführung der Versammlung per Video- oder Telefonkonferenz konnte das OLG Düsseldorf ebenfalls nicht beanstanden. Den Bedenken des Registergerichts, eine Telefonkonferenz zähle nicht zu den elektronischen Kommunikationsmitteln, begegnete das OLG mit einem Verweis auf eine damalige Stellungnahme der Bundesregierung während des Gesetzgebungsverfahrens zu den pandemiebedingten Sonderregelungen:

„Es sollte Vereinen und Stiftungen weiterhin eine virtuelle Teilnahme an der Mitgliederversammlung oder der Vorstandssitzung sowie die virtuelle Ausübung anderer Rechte der Mitglieder ermöglicht werden, jedoch sollte dies im Wege jedweder geeigneten elektronischen Kommunikation zugelassen werden, nicht nur durch Bild- und Tonübertragung (Videokonferenztechnik).“

Dementsprechend und dadurch, dass auch die ursprüngliche Formulierung „im Wege der Bild- und Tonübertragung“ durch die Formulierung „im Wege der elektronischen Kommunikation“ ersetzt worden ist, welche schlussendlich auch ihren Weg in die vereinsrechtlichen Vorschriften des BGB fand verdeutlicht, dass eben nicht nur Videokonferenztechnik zum Einsatz kommen sollte. Im Ergebnis wurde im vorliegenden Fall auch die Telefonkonferenz als zulässige Durchführungsart festgestellt.“

In der Mitgliederversammlung des Vereins werden die wesentlichen Entscheidungen des Vereins getroffen. Üblicherweise und solange die Satzung hier nichts anderes regelt, finden die Mitglieder hierzu zu einem bestimmten Termin zusammen, debattieren über die Tagesordnungspunkte und entscheiden sodann mittels mehrheitlichen Beschlusses über den entsprechenden Sachverhalt. So weit, so gut.

Die gesetzlichen Vorschriften des Vereinsrechts sehen allerdings noch eine Form der Beschlussfassung vor, welche ohne die Einberufung bzw. Durchführung einer Mitgliederversammlung auskommt: Die Beschlussfassung im Umlaufverfahren. Mit dem Jahreswechsel wird die hier vorgesehene gesetzliche Regelung vereinfacht.

Beschlussfassung der Mitgliederversammlung

Wie die Mitgliederversammlung ihre Beschlüsse fasst, ist zunächst im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) geregelt. Genauer gesagt, finden sich in § 32 BGB die entsprechenden Vorgaben. Geregelt sind hier sowohl die Fälle, in denen eine Mitgliederversammlung einberufen wird, als auch die Fälle, in denen ein Beschluss im Umlaufverfahren gefasst werden soll.

Wichtig ist in diesem Zusammenhang zu wissen, dass es durchaus möglich ist, durch Satzungsregelungen von dieser gesetzlichen Grundlage abzuweichen. Diese gilt somit als „Basisvariante“ sofern die Satzung hierzu keine Regelungen trifft oder aber eine entsprechende Regelung unwirksam ist.

Beschlussfassung im Umlaufverfahren

Die Beschlussfassung im Umlaufverfahren ist in § 32 Abs. 3 BGB geregelt. Dort heißt es:

„Auch ohne Versammlung der Mitglieder ist ein Beschluss gültig, wenn alle Mitglieder ihre Zustimmung zu dem Beschluss schriftlich erklären.“

Auch wenn dies auf den ersten Blick wie eine vereinfachte Form der Beschlussfassung wirkt, welche ohne den organisatorischen Aufwand im Zusammenhang mit der Berufung der Mitgliederversammlung auskommt, werden gleichwohl recht hohe Anforderungen an das Zustandekommen des Beschlusses gestellt.

So ist erforderlich, dass alle (!) Mitglieder ihre Zustimmung erklären. Darüber hinaus muss die Zustimmung schriftlich, also durch die Unterzeichnung mit der eigenhändigen Namensunterschrift erklärt werden. Ab dem 01.01.2025 fällt jedenfalls das Schriftformerfordernis zur Beschlussfassung im Umlaufverfahren weg.

Neuregelung soll Beschlussfassung vereinfachen

Mit dem „Vierten Bürokratieentlastungsgesetz“ wird dieses Schriftformerfordernis nun zum 01.01.2025 in ein Textformerfordernis umgewandelt. Die Textform ist eine gegenüber der Schriftform vereinfachte Formvorschrift und meint eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist und die auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden. Hierunter fällt etwa eine Textnachricht oder eine E-Mail.

Vereinfachung auch für Satzungsänderung

Weitere gesetzliche Vorgaben, für die ab dem 01.01.2025 in dieser Hinsicht eine Vereinfachung gilt, sind die Bestimmungen zur Satzungsänderung nach § 33 BGB. Hier ist unter anderem bestimmt, dass zur Änderung des Vereinszwecks die Zustimmung aller Mitglieder erforderlich ist und die Zustimmung der nicht erschienenen Mitglieder schriftlich erklärt werden muss. Auch das hier vorgesehene Schriftformerfordernis wird aus dem Gesetzestext entfernt. Künftig genügt auch hier die Textform.

Wichtig ist auch hier, dass die Satzung eine andere Regelung treffen kann. Diese hat Vorrang vor der gesetzlichen Regelung.“

Hinsichtlich der Satzungsgestaltung gestattet das Vereinsrecht eine gewisse Flexibilität. Zwar gelten auch hier Grenzen, jedoch ist eine Anpassung an die konkreten Vereinsverhältnisse möglich. Ist die Regelung von Vereinsangelegenheiten weder per Gesetz noch über die Satzung einem bestimmen Vereinsorgan zugewiesen, ist grundsätzlich die Mitgliederversammlung zuständig. Eine solche Regelung ist auch sachgerecht, da in der Satzung nicht jede Eventualität bedacht werden kann. Dies kann in der Praxis aber durchaus aber auch zu Grenzfällen und somit zu Streitpotential führen, welche aus einer scheinbar uneindeutigen Zuständigkeitslage resultieren. Einem solchen Fall hatte sich das Oberlandesgericht (OLG) München anzunehmen (Urteil vom 26.07.2017, Az. 20 U 5009/16).

Hier kam es zur Klage gegen den Verein, nachdem ein sog. „bundesunmittelbares Vereinsmitglied“ über einen längeren Zeitraum seine Mitgliedsbeiträge nicht gezahlt hatte und daraufhin vom Bundesvorstand per Beschluss aus dem Verein ausgeschlossen worden war. Die Satzung regelte zwar in gewissem Umfang den Mitgliederausschluss, gab jedoch keine konkrete Auskunft zur Zuständigkeit beim Ausschluss von bundesunmittelbaren Mitgliedern.

Die Richter des OLG München wiesen mit Blick auf den Sachverhalt dieses Falls auf die Rechtsprechung des Bundesgerichtshofes (BGH) hin. Im Zusammenhang mit eventuellen Abweichungen von gesetzlichen Bestimmungen stellte dieser fest, dass bei Entscheidungen, welche für das Vereinsleben als grundlegend anzusehen sind, eine klare Auskunft aus der Satzung erkennbar sein muss. Im Streitfall war dies nicht so. Denn die entsprechende Satzungsregelung zum Ausschluss von Mitgliedern adressierte einerseits nicht die Mitgliedergruppe der bundesunmittelbaren Mitglieder, andererseits wies sie dem Bundesvorstand auch nur eine Überprüfungskompetenz beim Ausschluss von Mitgliedern anderer Mitgliedergruppen zu. Zwar argumentierte der Verein, die Satzungsbestimmung lasse sich dahingehend auslegen, dass auch der Bundesvorstand einen entsprechenden Ausschluss beschließen könne, jedoch konnten sich das OLG München dieser Auffassung nicht anschließen. Es fehlte im Ergebnis an einer eindeutigen Satzungsgrundlage, welche die Zuständigkeit des Bundesvorstandes in hinreichendem Maße erkennen lässt.

Quelle: vereine-stiftungen.de

Ein Gastbeitrag von Wolfgang Pfeffer

• Protokolle der Mitgliederversammlung haben zwar regelmäßig keine eigene rechtliche Bedeutung, weil ihnen Beweisfunktion zukommt, sollten sie aber dennoch sorgfältig erstellt werden. Ein Grundsatz im Vereinsrecht lautet: Mitgliederrechte sind in der Mitgliederversammlung wahrzunehmen. Das gilt regelmäßig auch dann, wenn Mitglieder mit dem Handeln des Vorstands nicht einverstanden sind – selbst wenn er gravierend gegen das Vereinsinteresse verstößt. Der Vorstand ist regelmäßig dem Verein gegenüber verantwortlich und haftbar – nicht dem einzelnen Mitglied gegen- über. Wird ein Mitglied in seinen Rechten verletzt, hat es zunächst einen Anspruch gegen den Verein und nicht gegen den Vorstand persönlich. Zwingend gefordert ist eine protokollarische Niederschrift immer dann, wenn für Anmeldungen zum Vereinsregister eine Beurkundung von Beschlüssen nötig ist – z. B. bei Änderungen im Vorstand oder Satzungsänderungen. In aller Regel fasst die Satzung das aber weiter und geht von einer Protokollierung aller Beschlüsse und wesentlichen Inhalte der Mitgliederversammlung aus. Das BGB verlangt der Form nach ein Ergebnisprotokoll. Es werden also nur die Ergebnisse der Beschlüsse (dazu gehören auch Wahlen) vermerkt – egal ob ein Antrag angenommen oder abgelehnt wurde. Neben Sachbeschlüssen werden auch Verfahrensbeschlüsse (z. B. zur Tagesordnung) protokolliert. Sagt die Satzung nichts zur Form des Protokolls, entscheidet der Versammlungsleiter, ob ein Ablauf oder ein Ergebnisprotokoll geführt wird. Die Funktion des Protokolls Dem Protokoll kommt rechtlich regelmäßig nur eine Beweisfunktion zu. Beschlüsse sind also auch dann wirksam, wenn sie nicht protokolliert wurden. Etwas anderes gilt nur, wenn die Satzung die Beurkundung eindeutig als Voraussetzung für die Rechtswirksamkeit der Beschlüsse verlangt. Das Gleiche gilt für den Inhalt des Beschlusses. Verbindlich ist, was beschlossen wurde, nicht was im Protokoll steht. Auch das kann die Satzung aber anders regeln – also das als bindend festlegen, was zu Protokoll genommen wurde. In diesem Fall wird das Protokoll meist in der nächsten Mitgliederversammlung genehmigt, um Abweichungen vom eigentlichen getroffenen Beschluss auszuschließen. Auch wenn die Satzung keine solchen Regelungen enthält, kommt dem Versammlungsprotokoll aber ein – wenn auch nicht alleiniger – Beweiswert zu. Widerspruch gegen das Protokoll Eine formelle Genehmigung des Protokolls durch Beschluss der Mitgliederversammlung ist nicht erforderlich. Viele Satzungen sehen das aber vor. Einwände zum Protokoll sollten deswegen zeitig vorgebracht werden – auch wenn die Satzung dafür keine Frist vorsieht. Der Versammlungsleiter sollte sie ebenfalls zu Protokoll nehmen. Grundsätzlich gilt nämlich, dass ein beurkundeter Beschluss als gültig angesehen wird, wenn sich aus dem Protokoll nichts anderes ergibt. Der Inhalt des Protokolls Zum Inhalt des Protokolls gibt es keine verbindlichen Vorgaben. Mindestabforderungen ergeben sich nur aus der genannten Beurkundungsfunktion bezüglich Ort, Datum und Name des Protokollführers.
• Typischerweise wird das Protokoll etwa folgenden Inhalt haben  (Ordentliche/Außerordentliche) Mitgliederversammlung des XY-Vereins
• Ort, Datum und Uhrzeit des Versammlungsbeginns
• Namen des Protokollführers und Versammlungsleiters
• Zahl der erschienenen Mitglieder, eventuell aufgeschlüsselt nach stimm- und nicht stimmberechtigten
• Eröffnung der Versammlung
• Feststellung der ordnungsgemäßen Einberufung und Mitteilung der Tagesordnung
• Feststellung der Beschlussfähigkeit (soweit nicht jede Mitgliederversammlung beschlussfähig ist
• Angaben zu den Inhalten der Versammlung wie z.B. Berichte von Vorstand usf., Entlastung,
• Wahlen (mit Angaben zur gewählten Person, zum Amt, zur Zahl der Stimmen und zur Annahme der Wahl), Angaben zu Sach- und Verfahrensanträgen mit (genauem) Wortlaut  Abstimmungsergebnisse zu den Anträgen mit Angaben zum Abstimmungsverfahren (Handzeichen,
• Stimmzettel usf.)  eventuell Widersprüche zu Abstimmungsergebnissen
• Schließung der Versammlung (mit Uhrzeit)
• Unterschriften von Versammlungsleiter und Protokollführer, entsprechend der Satzungsregelungen.

Die Verantwortung für das Protokoll hat in erster Linie der Versammlungsleiter. Änderungen des Protokolls Änderungen des Protokolls sind nur mit Zustimmung aller Unterzeichner möglich. Die Änderung wird gesondert vermerkt und unterschrieben. Mitglieder haben keinen grundsätzlichen Anspruch auf Berichtigung des Protokolls, wenn die Satzung das nicht vorsieht.

• Hier gelten nur zwei Ausnahmen: Das Mitglied ist in seinen Persönlichkeitsrechten betroffen, etwa durch beleidigende oder diskriminierende Äußerungen.
• Das Mitglied kann nachweisen, dass Erklärungen von ihm unrichtig oder unvollständig wiedergegeben wurden.

Einsicht ins Protokoll Enthält die Satzung keine einschlägigen Regelungen, besteht für einzelne Mitglieder ein Recht zur Einsichtnahme ins Protokoll nur bei berechtigtem Interesse. Das Einsichtsrecht umfasst auch die Anfertigung von Abschriften. Die Herausgabe oder gar Zusendung von Kopien kann ein Mitglied ohne entsprechende Satzungsvorschrift aber nicht verlangen. In jedem Fall einsehen dürfen Mitglieder aber Abschriften des Protokolls, die für Anmeldungen beim Vereinsregister eingereicht werden.

Quelle: Vereinsinfobrief Nr. 344 (5/2018), verantwortlich für den Inhalt: Wolfgang Pfeffer www.vereinsknowhow.de.