Dass eine Mitgliederversammlung nicht mehr unbedingt in Präsenz stattfinden muss, ist mittlerweile nicht nur gesetzlich vorgesehen, sondern in vielen Vereinen auch gelebte Praxis.
Das Vereins- und Stiftungszentrum e.V. weist nun auf Änderungen und Vereinfachungen im Vereinswesen hin:
„Jeder Verein ist anders und hat dementsprechend selber das beste Gespür dafür, welche Form der Durchführung einer Mitgliederversammlung für alle Beteiligten die Beste ist.
Bereits im Jahr 2023 schaffte der Gesetzgeber in den vereinsrechtlichen Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) die Voraussetzungen für eine virtuelle bzw. hybride Durchführungsform von Mitgliederversammlungen. Zuvor war dies – abgesehen von den pandemiebedingten Sonderregelungen – nur möglich, wenn die Satzung eines Vereins hierfür eine entsprechende Grundlage bereitgehalten hat.
Sowohl die Teilnahme, als auch die Ausübung der Mitgliederrechte im Rahmen der Versammlung kann nunmehr im Wege der „elektronischen Kommunikation“ erfolgen. Doch was ist hierunter zu verstehen und wie können Einberufung sowie Durchführung elektronisch durchgeführt werden. Ist auch eine einfache Telefonkonferenz zulässig? Mit dieser Frage hat sich das Oberlandesgericht (OLG) Düsseldorf befasst (Beschluss vom 08.07.2024, Az. 3 Wx 69/24).
Der Fall
Einem Verein wurde vom zuständigen Registergericht die Eintragung ins Vereinsregister versagt. Grund hierfür waren insbesondere die Regelungen in der Vereinssatzung zur Einladung sowie zur Durchführung der Mitgliederversammlung. Das Registergericht sah die Regelung zur Einladung als zu unbestimmt an, da hier mehrere Übermittlungswege (E-Mail, WhatsApp, dritte Messengerdienste) als denkbare Möglichkeiten genannt worden waren.
Weiterhin wurde mit Blick auf die Durchführung beanstandet, dass virtuelle oder hybride Mitgliederversammlungen per Video oder Telefonkonferenz stattfinden können sollten. Das Registergericht zählte die Telefonkonferenz dabei nicht zu den zulässigen elektronischen Kommunikationsmitteln. Hiergegen legte der Verein Beschwerde ein und der Fall musste vom OLG Düsseldorf entschieden werden.
E-Mail, SMS und WhatsApp: Einladung über verschiedene Übermittlungswege zulässig
Das Gericht wies darauf hin, dass einer Regelung, welche, wie hier, verschiedene Übermittlungswege zur Einladung vorsieht, keine Bedenken entgegenstehen. Denn das Vereinsrecht bestimmt in § 58 Nr. 4 BGB zwar, dass die Form der Einberufung in der Satzung geregelt werden soll. Allerdings bleibt es grundsätzlich dem Verein überlassen, welche Form bzw. Formen hier schlussendlich gewählt werden. Es gilt lediglich folgende Anforderung:
„Die Einladungsform und der Übermittlungsweg müssen nur so gewählt werden, dass jedes Mitglied ohne Erschwernisse Kenntnis von der Anberaumung einer Mitgliederversammlung erlangen kann“
Weiterhin führt das Gericht hierzu aus:
„Die Vereinssatzung kann daher ohne weiteres anordnen, dass schriftlich, mündlich, fernmündlich, mittels Fernkopie (Telefax), durch eingeschriebenen Brief, Boten, Anzeigen in einer bestimmten, namentlich zu bezeichnenden Zeitung oder Anschlag im Vereinslokal eingeladen wird. Nicht erforderlich ist, dass alle Mitglieder tatsächlich Kenntnis bekommen, solange die gewählte Einladungsform sicherstellt, dass sie allen Mitgliedern ohne Erschwernisse, insbesondere ohne unzumutbare Erkundigungen, die Möglichkeit der Kenntniserlangung von einer bevorstehenden Mitgliederversammlung verschafft“
Die hier strittige Satzungsbestimmung, dass auf elektronischem Weg eingeladen wird, gewährleistet für jedes Mitglied, dass es ohne Weiteres Kenntnis von der Einladung erhalten kann. Denn die Einladung kann im vorliegenden Fall zwangsläufig nur auf dem elektronischen Weg/Medium übermittelt werden, dessen Nutzung das Mitglied gegenüber dem Verein angegeben hat.
Auch die unterschiedlichen Übermittlungswege wertete das Gericht selbst dann als unproblematisch, wenn ein Vereinsmitglied über mehrere Übermittlungswege erreichbar ist (bspw. E-Mail, SMS oder WhatsApp).
Hierzu führte es aus: „Dem Vereinsmitglied wird weder ein unzumutbarer Nachforschungsaufwand abverlangt noch begründet die mögliche Inanspruchnahme verschiedener elektronischer Übermittlungswege das ernsthafte Risiko, dass die Einladung unentdeckt bleibt. Denn elektronische Nachrichten werden dem Empfänger unverzüglich angezeigt und können mühelos schon mit einem handelsüblichen Smartphone gelesen werden.“
Selbst wenn ein Mitglied nicht elektronisch zu erreichen ist, könne es noch immer Widerspruch einlegen und – nach Bekanntgabe einer Postanschrift – eine Einladung per Post fordern.
Auch die Durchführung der Versammlung per Telefonkonferenz ist zulässig
Die Durchführung der Versammlung per Video- oder Telefonkonferenz konnte das OLG Düsseldorf ebenfalls nicht beanstanden. Den Bedenken des Registergerichts, eine Telefonkonferenz zähle nicht zu den elektronischen Kommunikationsmitteln, begegnete das OLG mit einem Verweis auf eine damalige Stellungnahme der Bundesregierung während des Gesetzgebungsverfahrens zu den pandemiebedingten Sonderregelungen:
„Es sollte Vereinen und Stiftungen weiterhin eine virtuelle Teilnahme an der Mitgliederversammlung oder der Vorstandssitzung sowie die virtuelle Ausübung anderer Rechte der Mitglieder ermöglicht werden, jedoch sollte dies im Wege jedweder geeigneten elektronischen Kommunikation zugelassen werden, nicht nur durch Bild- und Tonübertragung (Videokonferenztechnik).“
Dementsprechend und dadurch, dass auch die ursprüngliche Formulierung „im Wege der Bild- und Tonübertragung“ durch die Formulierung „im Wege der elektronischen Kommunikation“ ersetzt worden ist, welche schlussendlich auch ihren Weg in die vereinsrechtlichen Vorschriften des BGB fand verdeutlicht, dass eben nicht nur Videokonferenztechnik zum Einsatz kommen sollte. Im Ergebnis wurde im vorliegenden Fall auch die Telefonkonferenz als zulässige Durchführungsart festgestellt.“
