Aktuell reden alle über die Pflicht zur E-Rechnung. Gilt die aber auch für Vereine?
Das Vereins- und Stiftungszentrum klärt auf:
„Das Wachstumschancengesetz bringt auch eine Neuregelung der Vorschriften zur Ausstellung von Rechnungen mit sich. So ist ab dem 01.01.2025 bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen in aller Regel eine elektronische Rechnung zu verwenden (E-Rechnung). Da auch gemeinnützige Organisationen in diesem Zusammenhang als Unternehmen angesehen werden können, sind auch diese grundsätzlich von der Pflicht betroffen. Es gelten zwar Übergangsregelungen, allerdings ist es ratsam über die entsprechenden Vorgaben im Bilde zu sein.
Das Bundesfinanzministerium (BMF) hatte bereits in einem ausführlichen Schreiben die Neuregelung im Detail beleuchtet. Ebenso gibt es auf der Website des BMF eine Rubrik zu Fragen und Antworten rund um dieses Thema.
Hintergrund der E-Rechnung
Die Einführung der E-Rechnung bezweckt die Förderung der Digitalisierung der deutschen Wirtschaft und soll darüber hinaus auch Prozesse des Rechnungswesens vereinfachen. Sowohl Aussteller als auch Empfänger von Rechnungen sollen mit Blick auf vereinfachte Datenerhebung sowie die strukturierte Ablage und Verarbeitung von Belegen entlastet werden.
Sind auch Vereine verpflichtet?
Sofern ein Verein sich unternehmerisch betätigt, unterliegt er auch der E-Rechnungspflicht. Er muss dann sowohl E-Rechnungen ausstellen, als auch empfangen können.
Handelt es sich um eine Leistung, welche in den nicht unternehmerischen Bereich des Vereins fällt, muss der Verein wiederum weder eine E-Rechnung empfangen können, noch selbst eine solche ausstellen können.
Ab dem 01.01.2025 müssen E-Rechnungen wenigstens empfangen werden können. Hierzu genügt bereits ein E-Mailpostfach.
Kern der Neuregelung
Ab dem 01.01.2025 gilt: Nur wenn eine Rechnung in einem „strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“ wird, liegt eine E-Rechnung vor.
In sonstiger Form digitalisierte Rechnungen, welche etwa als PDF erstellt worden sind, zählen wegen des fehlenden strukturierten Formats ausdrücklich nicht hierzu. Diese fallen dann vielmehr in die Rubrik der „sonstigen Rechnungen“.
Umsätze, die noch vor dem 01.01.2025 liegen und zu denen noch keine Rechnung ausgestellt worden sind, können noch nach den alten Maßgaben in Rechnung gestellt werden.
Was gilt als E-Rechnung
Ob eine Rechnung als E-Rechnung angesehen werden kann, richtet sich insbesondere nach der europäischen Norm EN 16931. Darüber hinaus kann auch zwischen Rechnungsempfänger und Aussteller ein Format vereinbart werden, solange dieses Format „die richtige und vollständige Extraktion der nach dem UStG erforderlichen Angaben aus der E-Rechnung ermöglicht.“
Mit Blick auf den Austausch von E-Rechnungen gibt das Gesetz aus Flexibilitätsgründen keinen bestimmten Übermittlungsweg vor. Denkbar ist unter anderem der Versand per E-Mail, der Austausch mittels Schnittstelle oder die Übergabe auf einem USB-Stick.
Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht
Die Pflicht gilt zunächst nur dann, wenn überhaupt eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung besteht. Die Regelungen gelten dabei also etwa dann nicht, wenn die Rechnungen an Endverbraucher gerichtet werden oder es sich um einen steuerfreien Umsatz im Sinne des Umsatzsteuergesetzes (UStG) handelt.
Ferner muss keine E-Rechnung ausgestellt werden, wenn es sich etwa um Kleinbeträge bis 250 Euro brutto handelt, bei als Rechnung geltenden Fahrausweisen oder bei Leistungen, die von Kleinunternehmern abgerechnet werden. Auch Leistungen an einen nichtunternehmerisch tätigen Verein sind ausgenommen. Hier reicht das Ausstellen bzw. Übermitteln einer „sonstigen Rechnung“ – etwa als PDF-Datei oder in Papierform.
In diesem Zusammenhang ist weiterhin zu erwähnen, dass für Barzahlungen keine besonderen Regelungen gelten. So ist etwa für ein Geschäftsessen oder einen Baumarkteinkauf ebenfalls eine E-Rechnung auszustellen, sofern der Rechnungsbetrag über 250 Euro liegt und keine Übergangsregelung in Anspruch genommen wird. Hier fällt zusätzlicher Aufwand an:
„Es bietet sich in derartigen Fällen gegebenenfalls an, dass zunächst vor Ort eine sonstige Rechnung (z. B. in Form eines Kassenbelegs) ausgestellt wird, die nachträglich durch eine E-Rechnung berichtigt wird. Die E‑Mail‑Adresse des Rechnungsempfängers kann bei Leistungserbringung erfragt und später eine E‑Rechnung per E‑Mail versandt werden. Den Beteiligten steht allerdings frei, die für sie optimale Lösung zu wählen.“
Übergangsregelungen zur Ausstellung von Rechnungen
Vom Inkrafttreten der E-Rechnungspflicht ab dem 01.01.2025 bis zu, 31.12.2026 können statt E-Rechnungen auch „sonstige“ Rechnungen ausgestellt werden. Papierrechnungen können immer ausgestellt werden. Andere elektronische Formate wie PDF-Rechnungen oder Rechnungen per Mail bedürfen weiterhin der Zustimmung des Rechnungsempfängers.
Hat der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro erzielt, verlängert sich die Übergangsfrist bis zum Ende des Jahres 2027.
Weitere Hinweise hält das FAQ-Papier des BMF bereit.“
