Spendenbescheinigungen auszustellen, gehört für viele Vereine zum Alltag. Doch was passiert, wenn sich ein Fehler einschleicht?
Das kann teuer werden und sogar die Gemeinnützigkeit gefährden. Das Vereins- und Stiftungszentrum hat dazu neue Infos veröffentlicht, die wir uns genauer ansehen.
Was ist die Spendenbescheinigung?
Eine Spendenbescheinigung (offiziell „Zuwendungsbestätigung“) ist wichtig. Sie ermöglicht es Spender*innen, ihre Zuwendung von der Steuer abzusetzen. Das motiviert natürlich viele, gemeinnützige Vereine zu unterstützen. Für euch als Verein sind die Spendeneinnahmen steuerfrei. Aber genau hier liegt das Risiko: Wenn bei der Bescheinigung etwas schiefläuft, kann das teuer werden – nicht nur für die Spender*innen, sondern auch für euren Verein.
Geldspenden bis 300 Euro sind einfacher
Für kleinere Spenden bis zu 300 Euro gibt es eine praktische Abkürzung. Die Spender*innen müssen keine aufwendige Bescheinigung von euch bekommen. Es reicht, wenn sie einen Kontoauszug oder Überweisungsbeleg aufbewahren. Ihr als Verein stellt einfach einen vereinfachten Beleg aus, der eure Gemeinnützigkeit und den Verwendungszweck der Spende bestätigt. Das ist unkompliziert und spart euch beiden Arbeit!
Wichtig: Das richtige Formular
Bei größeren Spenden müsst ihr aber ein amtliches Formular verwenden. Wenn du eine Spendenbescheinigung ausstellst, nimmst du am besten immer die aktuelle Version aus dem Formular-Management-System der Bundesfinanzverwaltung. Dort findest du die Formulare für alle Arten von Spenden – zum Beispiel für eine Geldspende an einen gemeinnützigen Verein. Veraltete oder selbst erstellte Formulare sind nicht zulässig und können zur Haftung führen.
Bei Fehlern: Die Spendenhaftung
Stellt ein Verein vorsätzlich oder grob fahrlässig eine falsche Spendenbescheinigung aus, spricht man von der Ausstellerhaftung.
Beispiel: der Verein „Musik macht glücklich e.V.“ veranstaltet ein Sommerfest. Die Bäckerei „Glücksbrot“ sponsert die Veranstaltung mit 1.000 Euro, um im Gegenzug mit ihrem Logo auf den Flyern zu werben. Vereinsvorstand Peter stellt der Bäckerei trotzdem eine Spendenbescheinigung über 1.000 Euro aus, obwohl es sich um Sponsoring handelt – denn Sponsoring ist keine Spende sondern eine Leistung, die einen Gegenwert erwartet oder bekommt und so steuerlich anders zu behandeln. Peter hat hier grob fahrlässig gehandelt. Wenn das Finanzamt dies bemerkt, kann der Verein für die entgangene Steuer der Bäckerei haften.
Eine andere Haftungsfalle ist die Veranlasserhaftung. Diese greift, wenn eine Spende nicht für den gemeinnützigen Zweck verwendet wird, der auf dem Formular angegeben ist. Wenn der Verein also das Geld zweckentfremdet, haftet er dafür.
In beiden Fällen kann das richtig teuer werden: Der Verein muss die entgangene Steuer, die dem Finanzamt durch die falsche Bescheinigung entgangen ist, mit 30 Prozent des Spendenbetrags (bei Unternehmen 15 Prozent) nachzahlen. Zusätzlich können 15 Prozent für die entgangene Gewerbesteuer anfallen.
Folgen bei Verstößen
Neben den finanziellen Konsequenzen kann das Finanzamt bei wiederholten oder schweren Verstößen sogar die Gemeinnützigkeit des Vereins entziehen. Das wäre ein absoluter Super-GAU! Der Verein müsste dann rückwirkend Steuern zahlen. Und nicht zuletzt können Spender*innen den Verein auf Schadensersatz verklagen, wenn sie ihre Spende nicht von der Steuer absetzen können.
Also, lieber einmal mehr prüfen, ob alles stimmt, bevor du eine Spendenbescheinigung ausstellst!
