Engagiert man sich im Vereinswesen, gehört neben der Leidenschaft für die gemeinsame Sache auch eine Prise Bürokratie zum Alltag. Doch manchmal wird es auch einfacher.
Zur Arbeit eines Vereinsvorstands zählt nicht zuletzt der (manchmal etwas mühsame) Austausch mit dem Amtsgericht, genauer gesagt mit dem Vereinsregister. Bisher bedeutete dies oft den Gang zum Notar – ein aufwendiges, aber notwendiges Prozedere. Doch halt! Was viele Vereine vielleicht noch nicht wissen: Die Digitalisierung macht auch vor diesem Bereich nicht halt. Notarielle Termine können mittlerweile online wahrgenommen werden – eine echte Erleichterung für den Vereinsvorstand! Darauf weist das das Vereins- und Stiftungszentrum e.V. in einem aktuellen Beitrag hin.
Was ist das Vereinsregister und warum ist es so wichtig?
Das Vereinsregister ist ein öffentliches Register, das bei jedem zuständigen Amtsgericht geführt wird. Es ist quasi die Visitenkarte des eingetragenen Vereins (e.V.), in der verbindliche und transparente Informationen über den Verein festgehalten werden. Der Hauptzweck ist es, die rechtlichen Verhältnisse eines Vereins für Mitglieder und Außenstehende klar darzustellen. Das schafft Rechtssicherheit im Geschäftsverkehr. Praktisch: Jeder kann das Vereinsregister über das Registerportal einsehen. (Das Vereins- und Stiftungszentrum e.V. hat hierzu übrigens auch einen Videobeitrag mit Grundlagenwissen erstellt!)
Was muss eigentlich eingetragen werden?
Eingetragene Vereine sind verpflichtet, bestimmte wichtige Tatsachen im Vereinsregister zu hinterlegen. Dazu gehören zum Beispiel:
- Änderungen im Vorstand (§ 67 BGB)
- Satzungsänderungen (§ 71 BGB)
- Umwandlungen (wie Verschmelzungen, Spaltungen und Formwechsel)
- Die Auflösung des Vereins
- Die Namen von Liquidatoren und deren Vertretungsmacht bei Auflösung
Ganz wichtig: Oft hängt die Wirksamkeit von Beschlüssen von der Eintragung im Vereinsregister ab. Eine Satzungsänderung beispielsweise entfaltet keine rechtliche Wirkung, solange sie nicht eingetragen ist!
Wer ist für die Eintragung zuständig?
Die Anmeldung von Eintragungen zum Vereinsregister ist die Aufgabe des Vorstands (§ 77 BGB). Dabei müssen natürlich die jeweiligen Regelungen des Vereins zur Vertretungsberechtigung des Vorstands beachtet werden. Sollte der Verein sich in Auflösung befinden, geht diese Zuständigkeit auf die Liquidatoren über. Kommen Vorstand oder Liquidatoren dieser Pflicht nicht nach, kann das Registergericht die Eintragung sogar per Zwangsgeld durchsetzen (§ 78 BGB).
Formvorschriften: Der Notar kommt ins Spiel (oder in den Bildschirm)
Anmeldungen zum Vereinsregister müssen in öffentlich beglaubigter Form erfolgen (§ 77 BGB). Das bedeutet in der Regel, dass ein Notar die Unterschriften der Vorstandsmitglieder beglaubigen muss. Bislang war dafür das persönliche Erscheinen beim Notar unerlässlich.
Die gute Nachricht: Das notarielle Online-Verfahren
Die Digitalisierung macht es nun möglich, den Notartermin auch im Rahmen eines Online-Verfahrens abzuwickeln! Diese Lösung ist besonders flexibel, wenn Vorstandsmitglieder räumlich voneinander getrennt sind, aber dennoch gemeinsam handeln müssen.
So funktioniert’s:
- Start: Das Verfahren beginnt auf der entsprechenden Website der Bundesnotarkammer zum notariellen Online-Verfahren.
- Registrierung & Termin: Nach einer Registrierung kann ein Notartermin per Videokonferenz vereinbart werden.
- Digitale Signatur: Die erforderliche Unterschrift wird rechtssicher mit einer qualifizierten elektronischen Signatur geleistet. Dafür wird eine persönliche TAN generiert, die wie beim Online-Banking für jede neue Signatur per SMS zugesandt wird.
- Hardware: Für die Teilnahme reichen gängige Endgeräte aus: ein Smartphone, ein Computer oder Tablet, dazu Ausweisdokumente und eine stabile Internetverbindung.
Dieses Online-Verfahren deckt sämtliche Anmeldungen eines Vereins ab – von der Gründung über Satzungs- und Vorstandsänderungen bis hin zur Auflösung.
Diese digitale Neuerung vereinfacht die bürokratischen Abläufe für Vereine erheblich und bietet mehr Flexibilität im oft ehrenamtlichen Alltag. Das Vereins- und Stiftungszentrum e.V. begrüßt diese Entwicklung, die zur Entlastung der Vereinsvorstände beitragen kann.
