Schnell noch ein paar Euro auf den Tresen, ein Bier in die Hand und los geht´s mit dem Konzert … Damit dürfte bald Schluss sein. Eine Gesetzesänderung macht nun digitale Kassensysteme zur Pflicht. Wir informieren in zwei Teilen. Teil 2: Wie wird geprüft? Was ist zu beachten?
Risiko und Nebenwirkungen: Wenn die Prüfung kommt
Während die Kassenpflicht ab 2027 die Zukunft regelt, ist ein anderes Kontrollinstrument der Finanzämter schon längst bittere Realität: Die unangekündigte Kassennachschau nach § 146b der Abgabenordnung (AO). Sie wurde bereits 2018 eingeführt und betrifft keineswegs nur Nutzer*innen digitaler Kassen – auch Vereine, die noch eine offene Ladenkasse führen, können jederzeit ins Visier geraten.
Das Überraschungsmoment: Die Observation vor dem Ausweisen
Im Gegensatz zu einer regulären Betriebsprüfung wird eine Kassennachschau niemals schriftlich angekündigt. Die Kassenprüfer*innen tauchen unangemeldet während der üblichen Geschäfts- oder Arbeitszeiten auf. Sie sind befugt, die Geschäftsräume zu betreten und zu besichtigen (eine Durchsuchung ist ihnen jedoch untersagt). Rein privat genutzte Räume oder Wohnräume sollten den Prüfer*innen grundsätzlich nicht gezeigt werden, da das Grundrecht auf Unverletzlichkeit der Wohnung hier trotz rechtlicher Grauzonen geschützt werden sollte.
Das Tückische in der Praxis: Bevor sich die Finanzbeamt*innen überhaupt als Prüfer*innen ausweisen, beobachten sie oft über Tage oder Stunden hinweg verdeckt den Betrieb. Sie mischen sich unter die Gäste, führen Testkäufe durch und provozieren gezielt Situationen, um die Sorgfalt des Personals zu testen.
Der Spontankauf: Es werden zwei Getränke bestellt, bar bezahlt und beim Einlegen des Geldes in die Kasse entscheidet sich der Prüfende spontan für ein drittes, legt passendes Geld hin und verzichtet aufs Wechselgeld. Nun wird genau beobachtet, ob das Geld für das dritte Getränk in die Kasse wandert.
Das Storno-Muster: Ein Getränk wird bestellt und sofort nach dem Eintippen wieder storniert, um stattdessen etwas anderes zu ordern. Später wird kontrolliert, ob diese Stornierung sauber im System dokumentiert wurde.
Die Beleg-Kontrolle: Die Prüfer*innen achten akribisch darauf, ob für jeden Umsatz ein Bon erstellt wird – auch beim Außer-Haus-Verkauf oder wenn Pizzen im Karton über die Theke gehen. Liegt dort nur ein handschriftlicher Zettel, schöpfen sie sofort Verdacht.
Beginn der eigentlichen Prüfung: Der Kassensturz
Erst nach diesen Beobachtungen weist sich der Finanzbeamte/in mit dem Dienstausweis und dem Prüfungsauftrag aus. Ist die Vereinsleitung oder die Geschäftsführung nicht vor Ort, sollte diese (und der Steuerberater*in) sofort informiert werden. Die Prüfer*innen müssen mit ihren Handlungen allerdings nicht warten, bis jemand eintrifft. Deshalb muss das Personal an der Theke genau wissen, was zu tun ist.
Der dramatischste Moment ist der sogenannte Kassensturz. Hierbei wird das tatsächliche Bargeld in der Kasse oder im Kellner-Portemonnaie gezählt und mit dem rechnerischen Ist-Bestand des Systems abgeglichen. Ergibt sich hier eine Differenz, die über ein normales Trinkgeldmaß hinausgeht, unterstellt das Finanzamt sofort nicht erfasste Einnahmen. Zudem müssen dem Prüfer*innen sämtliche Kassenaufzeichnungen, Handbücher, Programmierprotokolle und die Verfahrensdokumentation vorgelegt werden. Unterlagen, die nichts mit der Kasse zu tun haben (wie Fahrtenbücher oder Verträge), müssen und sollten nicht herausgegeben werden.
Der Worst Case: Übergang zur Außenprüfung
Glauben die Prüfer*innen, erhebliche Mängel oder Anzeichen für eine vorsätzliche Manipulation vorzufinden, können sie nach § 146b Abs. 3 AO ohne vorherige Ankündigung sofort zu einer vollumfänglichen Außenprüfung übergehen. Aus der kurzen Nachschau wird dann eine reguläre Betriebsprüfung mit weitreichenden Schätzungsrechten für das Finanzamt. Bei erhärtetem Verdacht auf Steuerhinterziehung kann noch vor Ort ein Steuerstrafverfahren eingeleitet werden. Spätestens dann gilt: Keine weiteren Auskünfte ohne Rechtsbeistand!
Bereit für den digitalen Kassensturz? Die Checkliste
Die Zeiten, in denen das Thema Kassenführung im Betrieb mit einem lockeren „Das machen wir nach Feierabend“ abgetan werden konnte, sind endgültig vorbei. Der neue Referentenentwurf zur Kassenpflicht ab 2027 und der ohnehin hohe Kontrolldruck durch unangekündigte Kassennachschauen zwingen wirtschaftlich tätige Vereine und Kulturschaffende zum Handeln. Doch die Digitalisierung ist nicht nur ein bürokratisches Schreckgespenst. Wer die Umstellung klug angeht, profitiert langfristig von schnelleren Abläufen am Tresen, weniger Zettelwirtschaft und einer spürbaren Rechtssicherheit gegenüber der Finanzverwaltung.
Damit der nächste Besuch des Finanzamts nicht im organisatorischen Desaster endet, sollten Kulturbetriebe und Vereine die folgende Checkliste strukturiert abarbeiten:
Die Kassen-Checkliste für Vereine und Kulturbetriebe
- Notfall-Ordner anlegen: Stellen Sie einen zentralen Ordner (physisch oder digital) zusammen, der im Ernstfall sofort griffbereit ist. Hinein gehören: Die Kaufquittung der Kasse, Bedienungsanleitungen und Benutzerhandbücher des Herstellers, Programmierprotokolle sowie die gesetzlich geforderte Verfahrensdokumentation.
- Verantwortlichkeiten festlegen: Bestimmen Sie im Vorfeld feste Ansprechpartner*innen für die Prüfer*innen, falls die Geschäftsführung bei einer unangekündigten Nachschau nicht im Haus ist. Weisen Sie diese Personen gründlich ein.
- Verhaltensregeln für das Personal: Schulen Sie Ihr Theken- und Kassenpersonal. Jedes Teammitglied muss wissen, dass im Falle einer Nachschau sofort die Leitung und Steuerberatung informiert werden müssen. Die Kassenprüfer*innen müssen sich vor Beginn der eigentlichen Prüfung per Dienstausweis legitimieren – lassen Sie sich diesen im Zweifel zeigen.
- Daten-Disziplin wahren: Geben Sie den Finanzbeamt*innen ausschließlich Unterlagen heraus, die direkt mit der Kassenführung und den baren Einnahmen zu tun haben (z. B. laufende Aufzeichnungen, Zählprotokolle, archivierte Z-Bons). Dokumente wie Arbeitsverträge, allgemeine Buchhaltungsunterlagen oder Fahrtenbücher haben bei einer reinen Kassennachschau nichts verloren und sollten verweigert werden.
- Keine Alleingänge im Büro: Lassen Sie die Prüfer*innen niemals unbeaufsichtigt im Büro, im Archiv oder an den Kassenarbeitsplätzen stehen.
- Dokumentation des Prüfungsablaufs: Notieren Sie genau, welche Unterlagen dem Prüfenden vorgelegt oder zur Einsicht überlassen wurden. Sollten Dokumente ausnahmsweise mitgenommen werden, fertigen Sie vorab Kopien an. Erstellen Sie nach dem Ende der Nachschau ein kurzes Gedächtnisprotokoll über den gesamten Ablauf und den Inhalt der Besprechungen.
Ob mit den neuen Regelungen nun wirklich Steuerbetrug im großen Stil und Umfang der Garaus gemacht wird, darf bezweifelt werden. Aber der Gesetzesentwurf wird aller Voraussicht in den kommenden Wochen verabschiedet und eben zum 1. Januar 2027 in Kraft treten. Da davon auszugehen ist, dass gute Berater*innen kurz vor Jahreswechsel nur wenig Kapazitäten noch frei haben werden, bietet es sich also an, sich möglichst zügig mit dem Thema und der Technik vertraut zu machen. Für Musikclubs in Hamburg hält die Hamburger Clubstiftung im Rahmen des Projektes „Soundcheck Finanzen“ ebenso wichtige Tipps vor.
Last but not least: sprechen Sie mit Ihrer Steuerberatung! Denn wie die Auswertung der Kassensysteme am besten weiter verarbeitet wird, ist der weitere Schritt in der Digitalisierung.
Teil 1 „Schluss mit Zettelwirtschaft!“ erschien vor wenigen Tagen.
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